ZABIT KATİBİNİN GÖREVLERİ

GÖREVLERİ :

Herhangi bir suretle başvuru, istek, dilek veya şikayetlerini bildirmek üzere savcılık veya mahkeme kalemlerine gelen vatandaşların ilk muhatapları zabıt kâtipleridir. İnsanlar hayatın akışı içerisinde, kontrol dışı gelişen birtakım olaylar sonucu, yürütülmekte olan bir soruşturmaya ya da görülen bir davaya taraf olabilmektedir. Bu durumda, vatandaşların müşteki, mağdur, şüpheli, tutuklu, davalı, davacı vb. sıfatlarla kuruma başvurduğunu, haklarında herhangi bir suretle işlem yapıldığını hesaba kattığımzda, kişide meydana gelebilecek olan ajitasyonun daha da artmasına mani olmak için kişinin eğitim seviyesi, sosyo-kültürel durumunu göz önüne alarak hareket etmek gerekmektedir. Dolayısı ile problemlerin çözümü için etkili bir iletişim ve akılcı bir davranış tarzını oluşturmak veya geliştirmek de zabıt katibinin görevlerindendir. Zabıt katibi bu rolünü, kendi kişisel becerisi, iş deneyimleri, çalıştığı birimin, amirinin veya kalem mevzuatının tanıdığı yetki çerçevesinde yerine getirir.

Çalıştığı birimin görev ve yetkilerine göre, bir yazı işleri müdürü gözetiminde, yazışmaları yapmak, kayıt tutumak, saklamak, evrak düzenini sağlamak, öncelikli veya süreli işlemleri yerine getirmek, iş akışını sağlamak, dosyalama ve gerektiğinde istenilen herhangi bir dosyaya en kısa sürede ulaşılabilecek bir biçimde arşivini oluşturmak yine zabıt katibinin sorumluluklarındandır. Dosya tasnifi ve arşivleme işlemlerinde, istenilen dosyanın vakit kaybedilmeden bulunmasını sağlaması ve iş akışında zaman kaybını önlemesi bakımından genellikle nümerik dosyalama sistemi tercih edilmektedir. Düzgün ve eksiksiz bir kayıt ve arşivleme sistemi ileride ihtiyaç duyulacak bilgilerin temini ve kurumun belli zamanlarda ihtiyaç duyacağı yargı alanı ile ilgili birtakım istatistiklerin  yapılması ve güncellenebilmesi için mutlak gereklidir.

UYAP’ın kullanıcılarının başında yine zabıt kâtipleri gelmektedir. Eğitimlerini tamamlayan kâtipler sistemden azami seviyede faydalanmak ve kendilerini bu alanda geliştirmek çabası içerisindedirler. Bu sistemin kullanımı ve geliştirilmesi konusunda zabıt kâtiplerinin katkısı büyüktür.

I)Genel Şartlar:

a-Türk vatandaşı olmak,

b-İlk defa Devlet memurluğuna atanacaklar için merkezî sınav tarihinde 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 40 ıncı maddesindeki yaş şartlarını taşımak ve merkezî sınav tarihi itibariyle 35 yaşını bitirmemiş olmak,

c-Askerlikle ilgisi bulunmamak veya askerlik çağına gelmemiş bulunmak veya askerlik çağına gelmiş ise muvazzaf askerlik hizmetini yapmış yahut ertelenmiş veya yedek sınıfa geçirilmiş olmak,

d- Taksirli suçlar ile kısa süreli hapis cezasına seçenek yaptırımlara çevrilmiş veya aşağıdaki sayılan suçlar dışında tecil edilmiş hükümler hariç olmak üzere, altı aydan fazla hapis veyahut affa uğramış olsalar bile Devletin şahsiyetine karşı işlenen suçlarla, basit ve nitelikli zimmet, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanma, dolanlı iflas gibi yüz kızartıcı veya şeref ve haysiyeti kırıcı suçtan veya kaçakçılık, resmi ihale ve alım satımlara fesat karıştırma, Devlet sırlarını açığa vurma suçlarından dolayı hükümlü bulunmamak,”

e-657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 53 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak kaydı ile görevini devamlı yapmasına engel olabilecek akıl hastalığı bulunmamak.

f-Kamu haklarından mahrum bulunmamak,

II)Özel Şartlar:

a-Fakülte veya yüksekokulların bilgisayar bölümü, adalet meslek yüksekokulları, meslek yüksekokullarının adalet bölümü, adalet meslek lisesi veya diğer lise veya dengi okulların ticaret veya bilgisayar bölümlerinden mezun olmak (bu sayılan öğretim kurumlarından mezun olanlar ile örgün eğitim yoluyla en az 80 saat bilgisayar dersi veya 150 saat daktilografi dersini başarıyla tamamladığını belgeleyenlerden daktilo veya bilgisayar sertifikası istenmeyecektir.)

b-Yukarıda sayılanlar dışında, en az lise veya dengi okul mezunu olup, başvuru tarihinde Millî Eğitim Bakanlığınca onaylı veya kamu kurum ve kuruluşlarınca düzenlenen kurslar sonucu verilen daktilo veya bilgisayar sertifikasına sahip olmak.

c-Meslek liselerinde okutulan ve Bakanlıkça tüm komisyonlara gönderilmiş olan daktilografi ders kitabından seçilip yazılı olarak verilen bir metinden daktilo veya bilgisayar ile üç dakikada yanlışsız vuruş hesabı yapılmadan en az doksan kelime yazmak. (Bu şartın varlığı ilgili adalet komisyonlarınca yapılacak uygulama ile tespit edilecek olup, üç dakikada yanlışsız olarak vuruş hesabı yapılmadan en az doksan kelime yazamayan adaylar sözlü sınava alınmayacaklardır.)

d-Arşiv araştırması sonucu olumlu olmak.

 1-Yazi Isleri Müdürünün tayin ve tevdi ettigi isleri görmek ( Yönetmelik 1 ve 2. madde )
2-Mahkeme defterlerinin temiz ve düzgün olarak tutulup yazilmasi, mahkemeye ait tüm yazismalari vaktinde yapmak ve dava dosyalarini düzenli ve sirali bir sekilde bulundurup saklamak ( Yönetmelik 4. madde )
3-Durusmalara katilarak hâkimin nezareti ve emri altinda tahkikat ve muhakematin cereyanini tutanaga kaydetmek, tutanaklari temiz ve okunakli olarak yazmak ve hazir bulunan hâkimle birlikte imzalamak ( Yönetmelik 30. madde, HUMK 151, 152 ve 157. madde )
4-Ara karari geregince yapilacak yazisma ve islemler için taraflarin ödemesi gereken miktari, is sahibine ve vezneye ya da yazi isleri müdürüne bildirmek, ara karar gereginin yerine getirildigini tutanak altina isaret ve imza etmek ( Yönetmelik 32. madde )
5-Daha önce avans olarak yatirilmis paradan ara karari geregini yerine getirmek üzere vezneden ya da yazi isleri müdüründen gerekli kismini almak ve bu isi karar verilmesinden iki gün içinde yapmak ( Yönetmelik 35. madde )
6-HUMK’nin 157. maddesinde yazili kimselerin ( her iki taraf ve vekilleri ) dosyayi incelemesine nezaret etmek ( Yönetmelik 39. madde ).
7-Mahkemece verilen ve acele islerden sayilan nafaka takdiri, nüfus kayitlarinin düzeltilmesi ve mirasçilik belgesi verilmesi gibi davalara iliskin kararlari digerlerinden önce ve çabuk yazmak ( Yönetmelik 49. madde ).
8-Mahkemece görevlendirildigi durumda, ihtiyati haciz disindaki tedbirlerin tatbikini yapmak ( HUMK 106. madde ).
9-Mahkeme disinda hâkim veya naip huzuruyla yapilacak tüm islemlerde hazir bulunmak (HUMK 154. madde ).
10-Mahkemeden önce ve gerekmesi halinde muhakemenin bitmesinden sonra dava dosyasini inceleyebilecek mahkeme üyelerine vermek ve vakti zamaninda noksansiz almak (HUMK 158. madde ).
11-Cevabi zamaninda gelmeyen müzekkerelerin tekidini yapmak.
12- Kanun ve yönetmelikle yüklenmis diger görevler.

Zabıt Katipliği göreüldüğü üzere Adliyelerde mahkeme ve savclılık birimlerinde, Anayasa Mahkemesi, Danıştay gibi Adalet Bakanlığı bünyesinde adli hizmet sürecinde önemli ve süreklilik ile sorumluluk gerektiren işleri üstlenmektedirler. Adli sicilden infaza, icradan  ticaret mahkemelerine kadar pek çok birimde görev alırlar dolayısıyla birimsel açıdan da bunlara ek görevlere katılırlar. Örneğin Savcılıklarda otopsi işlemlerinde, mahkemelerde keşif işlemlerinde icra dairelerinde haciz işlemlerinde görev alırlar.  Zabıt katipliği dışarıdan sanıldığı gibi ‘yaz kızım’ şeklinde sanılan bir meslek değil, adalet hizmetlerinin omurgası sayılan işleri yerine getiren kişilerdir.  Sağlık alanında nasıl ki doktor ve hemşire bir arada anılan bir ekip çalışmasının sağladığı kamu hizmeti ise  adalet alanında da Yargıç/savcı ile zabıt katibi benzeri bir konumda yer alırlar.

Zabıt katipleri, olağanda adalet meslek yüksekokulu mezunu olmalıdır, buna daha çok özen gösterilmeye başlanmıştır. adalet meslek yüksekokulu mezunları  belli bir hizmet süresini beklemeden icra müdürü olabilmektedirler.  sekiz yıllık hizmet süresini tamamlayanlar da ysınavla azı işleri, idari işler müdürlükleri pozisyonlarına yükselebilmektedirler.  Hali hazırda devam eden yargı reformu çalışmasında  yargıç ve savcıların kurum bazındaki yönetsel görevlerinden ayrıştırılarak öz görevlerine yönelmelerinin sağlanarak hukuk alanında işlem süreci açısından sağlıklı bir işleyiş amaçlanmaktadır bu bağlamda adli hizmet uzmanlığı ve savcı yardımcılığı gibi kadrolar düşünülmekte, bu konuda adalet meslek yüksek okulu mezunların da görevlendirilmeleri tartışılmaktadır, özellikle idari pozisyonlarda yer alarak kurumsal bazda idari işler sorumluluğunu üstlenecek zabıt katipleri için belli bir hizmet süresinin ardından sınavla görevlendirilmeleri mantıklı görülmektedir. Kişisel görüşüm ise yargıç ve savcı yardımcılığı kadrosu hukuk mezunu olan kimselerin sınavla alındıkların sonra en az beş yıl Yargıç ya da Savcı Yardımcısı olarak görevlendirilmeleri ve savcılık ile yargıçlık işinin bu süreden sonra başlatılması daha uygun bir yoldur diye düşünüyorum. arabuluculuk , uzlaştırmacılık alanları kapsayan görevlerde adalet meslek yüksekokulu mezunları da belli bir hizmet süresinden sonra yer almaları da mümkün görülmektedir nitekim idari hakimlikte yalnızca hukuk mezunu değil kamu yönetimi gibi diğer fakülte mezunları da yer alabilmektedir.

MAHKEME VE SAVCILIK MÜDÜRLERİNİN GÖREVLERİ (YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ)

1-Bir bütün olarak kalem islerini baskan veya hâkimin tensibi ile idare etmek, kalem personeline is bölümü yaparak islerin düzenli ve zamaninda yürütülmesini saglamak ( Yönetmelik 1 ve 2. madde )
2-Vezne teskilati bulunmayan yerlerde bir islemin yapilmasi için gereken harç ve masrafi almak, ( Zabit Kâtipleri ve Mübasirler harç ve masraf alamayacagindan görevleri nedeniyle yerlerinde olmadiklari zaman is sahiplerinin beklememesi için gereken önlemleri almak ve bu önlemleri mahkeme baskan ve hâkiminin onayina sunmak ( Yönetmelik 16 ve 17. madde ) ( Not: Vezne teskilati bulunan yerlerde bu is münhasiran veznedarlara aittir )
3-Adli yardima nail olmaya iliskin taleplerde, ibraz edilen belgelere göre HUMK’nin 465. maddesindeki sartlarin bulunduguna hâkim tarafindan kanaat getirilmez ve bu hususta gereken mercilerden sorusturmaya baslanirsa, davaciya adli yardima nail sayilmasina daha karar verilmemis oldugunu ve bu sebeple dava dilekçesinin harçsiz kabul edilemeyecegini anlatmak (Yönetmelik 19. madde )
3-Dava dilekçesi geldiginde yetkili ve görevli hâkim bulunmamasi halinde, dilekçe üzerine basvuru tarihini yazarak dogrudan kaleme vermek ( Yönetmelik 18. madde )
4-Resmi Gazetede yayimlanan Yargitay Içtihadi Birlestirme kararlarinin birer örneginin Içtihadi Birlestirme Karar Kartonuna sira numarasi ile konulmasini saglamak (Yönetmelik 11. madde )
4-Mahkemeye gelen yazisma evrakinin mahkeme baskani veya hâkim tarafindan havalesini müteakip tevdii üzerine is bölümüne göre geregi için görevli kâtibe vermek (Yönetmelik 26. madde ) ve takibini yapmak.
5-Taraflardan birisinin hâkimin reddi istegini hâkime bildirmek ve dilekçenin bir örnegini karsi tarafa teblig etmek ve iki tarafin talep ve cevabini reddi istenilen hâkime bildirmek, hâkimin red sebeplerini kabul etmedigi durumda cevabi ve dosyayi ilgili hâkime incelenmek üzere sunmak, ( Yönetmelik 27. madde, HUMK 34. madde )
6-HUMK’nin 157. maddesinde yazili kimseler ( taraflar ve vekilleri ) disinda bir kimsenin dosyayi incelemek istemesi halinde mahkeme baskani veya hâkimi haberdar edip izin almak (Yönetmelik 39. madde )

7-Vezne teskilati bulunmayan yerlerde mahkemeye verilen senet veya diger kiymetli evraki bu ise tahsis edilen saglam ve emniyetli yerlerde muhafaza etmek, bu kagitlarin taraflardan birince incelenmesi istendiginde nezaret etmek ( Yönetmelik 40. madde )
8-Dosyaya sunulan belge aslinin ilgilisince istenmesi halinde bir örnegini alarak dosyaya koymak ve imza karsiliginda belge aslini belge sahibine vermek, iadesi istenen belge taraflarin imzalarini tasimakta ise Mahkeme Baskani veya Hâkime sorarak bunlarin emrine göre is yapmak ( Yönetmelik 19. madde )
9-Mahkemelerden istenen belge örneklerini onaylayarak isteyen tarafa vermek ( Yönetmelik 43. madde, HUMK 155. madde )
10-HUMK geregince hükmolunacak para cezalarinin ve harçlarinin tahsili için Vergi Dairesine Harç Tahsil Müzekkeresi yazmak ( Yönetmelik 46. madde )
11-Kararin verilmesinden itibaren ilgiliye verilen 2 aylik yasal sürenin bitiminden itibaren 15 gün içerisinde Harç Tahsil Müzekkeresini yazmak ( Harçlar Kanunu 130. madde )
12-Mahkemece verilen kararlarin taraflara tebligini saglamak ( Yönetmelik 52. madde, HUMK 392. madde )

13-Mahkeme karari temyiz edildiginde yasal harç ve masraf temyiz edence ödenmemisse durumu Mahkeme Baskani veya Hâkime bildirmek ve ödenmesi için Baskan veya Hâkimce belirlenen süreyi ilgiliye yazi ile bildirmek ( Yönetmelik 53. madde, HUMK 434. madde )
14-Tasinir ve tasinmazdaki ortakligin satis suretiyle giderilmesine iliskin karari veren hâkim tarafindan görevlendirildigi takdirde satis müdürü olarak görev yapmak ( HUMK 570. madde )
15-Maiyetindeki personelin disiplin amiri olarak görev yapmak ( Adalet Bakanligi Disiplin Amirleri Yönetmeligi )
16-Maiyetindeki personelin sicil amiri olarak görev yapmak ( Adalet Bakanligi Merkez ve Tasra Teskilati Sicil Amirleri Yönetmeligi )
17-Mahkemece verilen karar aslini mahkemenin evrak mahzeninde saklamak ( HUMK 391. madde )
18-Ihtiyati haciz disindaki tedbirlerin uygulanmasi hususu Hâkim tarafindan tevdi olundugunda geregini yapmak ( HUMK 106. madde )
19-Bilirkisi raporunun mahkeme kalemine verildigi tarihi rapora isaret etmek ve durusmadan önce örneklerinin iki tarafa tebligini saglamak ( HUMK 282. madde )
20-Yargitay’ca verilen kararlari 15 gün içerisinde taraflara teblig etmek ( HUMK 442/A ve 438. maddeler )
21-Üzerlerine mühür vazedilmis olan kilitlerin anahtarlarini mührün fekkine kadar muhafaza etmek ve anahtari aldigini tutanaga isaret etmek ( HUMK 549. madde )
22- Kanun ve yönetmelikle yüklenmis diger görevler.