DOKÜMANLAR

PROTOKOL KURALLARI

Protokol;  sosyal ilişkilerde iki veya daha fazla insanın karşılaşabilecekleri her yerdeki davranışlarının gelenek, görgü, nezaket kuralları içerisinde yapılmasına denir.  Bir başka tanımda ise "protokol uluslararası nezaket kurallarıdır" denmiştir.

Geleneklerin zamanla zorunluluk halini alması, kuralları oluşturmuştur.  Her türlü beşeri ilişkilerde, kurallara uymak, protokolün önemini büyütmüştür.

Bu kurallara uyulması, beşeri ilişkilerdeki samimiyeti, iş hayatında verimi, kamu kuruluşlarında yönetimin kumanda etkinliğini ve başarısını yaratmaktadır.  Protokol, ilişkiler zincirinin koparılmadan devamını organize eden davranışlardan meydana gelir.

Protokol devlet hayatında, iş dünyasında ve kişilerin günlük yaşantısında bilerek veya bilmeyerek, her gün uyguladıkları gelenek, görgü, nezaket ve beşeri ilişkiler denen kuralların bütünüdür.

Protokol kuralları da toplumların eğitimi, kültürel gelişimleri ve sosyal değişmeleriyle beraber sürekli değişmiştir.  Protokol kuralları bir ülkeden diğerine, şehirden köye ve tarihin akışı ile geçmişten geleceğe devamlı değişmektedir.  Protokol, her devlette kurallara göre farklı ve çok katı kurallarını devam ettirmektedir.  Bu kurallar, zamanla yönergeleri, yönetmelikleri, bazen de kanun maddelerini oluşturmak suretiyle, devlet sisteminde yöneten ve yönetilenlerin hiyerarşik ortamdaki beşeri ilişkilerini düzenlemektedir.

Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya haberleşen kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak, protokol kuralları uygulamalıdır.

Yöneticisinin arz edeceği veya rica edeceği kişileri sekreterin de tanıması, davranışlarındaki hataları önler.

Bütün beşeri ilişkilerde, protokol kurallarına uyulduğunu görmek mümkündür.  Kadın, erkek görüşmelerinde, selamlaşmalarda, davetlerde, toplantılarda protokol kurallarına uyulmalıdır.  Bir kaç örnek verecek olursak;

Kişinin kendini, giysisini ve çevresini temiz tutması, büyüklere, yaşlılara, hastalara saygı göstermesi, tanımadık ve samimi olunmayan kişilere "siz" diye hitap etmesi, insanların birbirlerinin hakkına karşı saygı duymaları gibi...

Başkaları ile ilişkilerde güler yüzlü ve terbiyeli olmak, zaman kavramını bilmek ve ona göre her konuda başkalarının zamanına saygılı olmak, nerede, nasıl davranacağını düzenlemek protokol gereğidir.

Mehmet Altınöz, Sekreterlik Teknikleri